伝票式会計の仕組みとは？伝票の種類と記入方法も解説

「伝票式会計の仕組みがよく分からない」という疑問をお持ちの方も多いかもしれません。

伝票式会計は、様々な会計伝票を用いて会計処理を行う手法です。伝票の種類が多いため、時には複雑に感じられることもあります。

この記事では、会計伝票の種類や記入方法、伝票式会計の基本的な仕組みについて詳しく説明します。また、会計伝票の保管に関する法律や、会計作業の効率化に役立つ情報も提供しますので、ぜひ最後までご覧ください。

伝票式会計とは？

伝票式会計は、取引の内容を短くまとめた伝票を使って記録する会計の手法です。この方法では、取引が行われるたびに、その担当者が伝票に情報を書き込みます。この作業を「起票」と呼びます。

伝票を使わない場合、取引の記録は仕訳帳にまず書き込まれ、その後総勘定元帳に移されます。仕訳帳には取引を日付や発生の順に記載する必要があるため、複数の人で分担して作業を行うことは困難です。

一方で伝票式会計を使えば、取引があるたびにすぐ伝票を作成し、後で一気に総勘定元帳にまとめて転記することができます。これにより、作業を分散して効率よく進めることが可能となるのです。また、伝票式会計は経理の専門知識が少なくてもある程度対応できるため、実用的と言えます。

また、伝票式会計の一般的な方法として、仕訳帳を使わずに伝票を直接総勘定元帳に転記する手法もあります。これにより、仕訳帳を作る手間が省け、より効率的な会計処理が実現します。
ただし、伝票式会計では伝票に書かれる内容の正確さが非常に重要です。記載後は内容に誤りがないかしっかりと確認しましょう。

伝票式会計の種類

伝票式会計は、使う伝票の数によって3つのタイプに分けられます。

1. 1伝票制 この方式では、全ての取引を「仕訳伝票」で記録します。仕訳伝票には取引の詳細を全て書き込む必要がありますが、その複雑さと集計の手間のため、最近はあまり採用されていません。
2. 3伝票制 こちらでは、入金や出金以外の取引を「振替伝票」で処理します。振替伝票は取引の内容を簡単に記載できるので、1伝票制より手間がかかりません。
3. 5伝票制 この制度では、入金、出金、仕入、売上以外の取引を「振替伝票」で扱います。5伝票制は取引内容を細かく分けられるため、より正確な会計処理が行えます。

多くの企業は3伝票制を採用していますが、買掛金の取引が多い企業では5伝票制を選ぶことが多いようです。

会計伝票の種類と書き方

会計伝票には、以下の5種類があります。

• 入金伝票
• 出金伝票
• 売上伝票
• 仕入伝票
• 振替伝票

それぞれの伝票の種類と書き方、仕訳としてどのような意味を持つかを説明します。

入金伝票

入金伝票は、現金の入金があったときに起票します。 記入方法は、科目欄に現金の相手勘定科目を記入し、金額は取引金額を記入します。

例：売掛金の入金3,000円があった場合

日付：2024年1月20日

科目：売掛金
金額：3,000円

出金伝票

出金伝票は、現金の出金があったときに起票します。 記入方法は、入金伝票と同様に科目欄に現金の相手勘定科目を記入し、金額は取引金額を記入します。

例：交通費1000円を現金で支払った場合

日付：2024年1月20日

科目：交通費
金額：1000円

売上伝票

売上伝票は、売上があったときに起票します。 記入方法は、売上金額を金額欄に記入します。

例：5,000円の掛で売上があった場合

日付：2024年1月20日
金額：5,000円

仕入伝票

仕入伝票は、仕入があったときに起票します。 記入方法は、仕入金額を金額欄に記入します。

例:7,000円の仕入があった場合

日付：2024年1月20日

金額：7,000円

振替伝票

振替伝票は、入出金・売上仕入伝票のどれにも該当しない取引に対して起票します。 記入方法は、仕訳と同様に「借方科目」「貸方科目」及びそれぞれの金額を記入します。

例:交際費8,000円をクレジットカードで支払った場合

借方科目：交際費

貸方科目：未払金
金額：8,000円

このように、会計伝票は取引の内容を記録する際に使用します。種類によって記入方法が異なるため、それぞれの特徴を理解しておくことが大切です。

会計伝票の保存に関する法律

会計伝票は、企業の取引を記録する重要な書類です。そのため、会計伝票の保存に関する法律や制度を理解しておくことが重要です。

会計伝票の保存に関する法律や制度には、下記のものが適応されます。

• 税法・会社法：保存期間は7年（青色申告の欠損金繰越控除を適用する事業年度は10年）
• 電子帳簿保存法：電子保存が認められる
• インボイス制度：適格請求書の保存が求められる

それぞれの内容を確認していきましょう。

税法・会社法

会計伝票の保存期間については規定があります。税法によると、会計伝票は7年間保存する必要があり、会社法では伝票の保存期間を10年と定めています。ただし、青色申告を行い欠損金の繰越控除を利用する場合は、その事業年度の伝票は10年間（2018年4月1日以前に開始した事業年度では9年間）保存する必要があります。

参考：国税庁｜帳簿書類等の保存期間
参考：e-Gov法令検索｜会社法第432条2項

会計伝票の保管に際しては、次の3点に注意が必要です。

1. 重複する内容の伝票がある場合は、原本のみを保管し、他は廃棄します。廃棄する伝票に重要なメモがあれば、それを原本に書き写しておきます。
2. 保管している伝票には、いつまで保管するかが分かるように、最終保管年月日を明記します。
3. 保存期間が終了した伝票は、順に廃棄していきます。

事業が大きくなるにつれて、会計伝票の量も増えます。これらを適切に整理し、管理していくことが大切です。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、国税に関連する帳簿や書類を特定の条件下で電子的に保存することを許可する法律です。通常、会計伝票は紙で保存されることが基本ですが、会計ソフトを使用して電子的に作成された伝票は、一定の基準を満たせば電子保存が可能です。これにより、伝票の保管スペースや管理の手間を省くことができます。

ただし、電子帳簿保存法が適用されるのは、国税関連の帳簿をサポートする目的で使われる補助簿としての伝票に限られます。会社内の決裁などのために使われる伝票は、この法律の範囲外です。

参考：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答

インボイス制度

式と呼ばれ、消費税率が記載された適格請求書（インボイス）を基に消費税の仕入税額控除を計算する仕組みです。適格請求書を受け取った際には、その内容に基づき正確な消費税率で会計伝票を作成する必要があります。

また、インボイス制度の下では、電子的に作成された適格請求書の電子保存も許可されています。適格請求書とそれに基づく会計伝票の保存方法が異なる可能性があるため、文書管理には特に注意が必要です。

参考：国税庁｜インボイス制度の概要

会計伝票は紙でもデータでもOK

会計伝票は、紙に記入するだけでなく、データで作成することもできます。

その理由は、以下の2つです。

1. 会計伝票の作成は任意

税法や会社法によって会計伝票の作成が義務付けられているわけではありません。仕訳帳やその他の補助簿を使っても会社の取引は記録できるため、会計伝票を作るかどうかは任意です。そのため、紙の伝票ではなく会計ソフトで作成される補助簿を使っても、帳簿作成の義務を果たせます。

2. 会計ソフトを利用すると簡単

会計ソフトを使えば、取引の入力だけで自動的に会計伝票が作成されます。また、領収書などの画像から自動で仕訳を作成する機能を持つソフトもあり、作業効率が向上します。さらに、電子帳簿保存法に対応するためには特定の要件を満たした会計伝票が必要ですが、対応した会計ソフトを使用すれば、法律に沿った会計伝票の作成と保存が容易になります。

このように、会計伝票は紙とデータの両方で作成・保存が可能です。紙の伝票よりも、会計ソフトを使用する方が作業効率が良く、電子帳簿保存法への対応もしやすくなります。

まとめ

伝票式会計は、経理や会計に詳しくない人でも取り組みやすく、企業の会計業務をスムーズに進めるために役立つシステムです。企業によって採用される伝票の種類は異なるものの、基本的な考え方は共通しています。効率的な経理作業を実現するためにも、伝票式会計の基本を理解し、適切に活用していきましょう。